השכרת ציוד למנהלי אירועים מקצועיים

אתגרים ייחודיים בענף שלכם

הפתרונות שלנו

ספק אחד שאחראי על כל שכבת הטכנולוגיה

מפיק אירועים לא מנהל אירוע אחד. הוא מנהל שלושה במקביל, בשלושה מתחמים, מול שלושה לקוחות שכל אחד מהם בטוח שהוא היחיד. בתמונה כזאת כל ספק נוסף הוא עוד איש קשר, עוד לוח זמנים לתאם ועוד גורם שיכול לאחר. לכן אנחנו נכנסים כשותף אחד לכל שכבת הטכנולוגיה, במקום חמישה ספקים נפרדים: מחשבים, מסכים, טאבלטים, תקשורת, הגברה והדפסה מגיעים מאותו מקום, באותה הזמנה ובאותה אחריות.

בפועל יש לכם איש קשר אחד שיודע מה סוכם, רואה את כל רשימת הציוד של האירוע, ואפשר להתקשר אליו בשמונה בבוקר בלי להסביר מההתחלה מי אתם ומה הוזמן. אנחנו עושים את זה מאז 2005, בין היתר כספק רשמי של משרד הביטחון, ובדירוג 4.4 בגוגל. רוב העבודה שלנו בענף היא מול חברות הפקה, מארגני כנסים מקצועיים ויועצי אירועים, שמזמינים שוב ושוב לאורך השנה ומכירים כבר את שיטת העבודה.

הצעת מחיר מהירה שנכנסת להצעה שלכם ללקוח

אתם לא רק מזמינים ציוד. אתם צריכים לתמחר אותו בתוך ההצעה ללקוח, ולרוב כבר אתמול. לכן אצלנו מתחילים בשיחת אפיון קצרה ולא בטופס: כמה משתתפים, איזה מתחם, מה צריך לרוץ על העמדות ומתי נפתחות הדלתות. את התכנון עושים יחד אתכם: סקיצת החלל, מיקום עמדות הרישום, מספר המסכים ושעות ההקמה. משם יוצאת הצעה בכתב שמפרטת את הציוד, ההקמה והפירוק, ונכנסת ישר להצעה שלכם ללקוח.

אם התקציב שאושר צר מהמפרט האידיאלי, נגיד את זה מראש ונציע חלופות: פחות עמדות בניצול טוב יותר, דגם אחר או תקופת השכרה קצרה יותר. עדיף לסגור פער בשלב ההצעה מאשר לגלות אותו שבוע לפני האירוע.

תמהיל הציוד שחוזר כמעט בכל הפקה

הליבה של רוב האירועים היא השכרת מחשבים ניידים: עמדות זהות מאותו דגם ומאותה תמונת מערכת, שמגיעות מוגדרות עם התוכנות והחשבונות שהאירוע צריך. לכנסים ולמושבים מקבילים יש דף ייעודי עם המערך המלא: מחשבים לכנסים.

סביב הליבה מוסיפים לפי אופי האירוע: טאבלטים לעמדות רישום שמקצרים את התור בכניסה, מסכי תצוגה גדולים לבמה, לעמדות מיתוג ולשילוט בפואיה, ראוטרים סלולריים לרשת עצמאית כשרשת המתחם לא אמינה, ולפי הצורך גם הגברה, מדפסות ומרכזייה זמנית. לתחרויות AI ולסדנאות בינה מלאכותית שאתם מפיקים ללקוח יש עמדות AI מוכנות לאירוע.

מה קורה ב-08:40 כשעמדה אחת נופלת

זו השאלה האמיתית, לא הקטלוג. התשובה מתחילה לפני שהמשאית יוצאת: בהזמנות גדולות נשלח כ-10% ציוד גיבוי, והוא מחכה באתר. עמדה תקולה מוחלפת תוך דקות, בלי שיחה למחסן ובלי לחכות לנסיעה נוספת. באירועים גדולים יש טכנאי שעומד בחדר לאורך כל הפעילות, רואה את המסכים ומטפל בבעיה לפני שהיא מגיעה אליכם ולפני שהלקוח שם לב. מעבר לזה, קו התמיכה זמין 24/7.

שינויים של הרגע האחרון וכמויות שזזות

מספר המשתתפים כמעט אף פעם לא נשאר כמו בהצעה הראשונה. הלקוח מוסיף מושב, נרשמים עוד ארבעים איש, או שמתברר יומיים לפני שצריך עמדת רישום בכניסה השנייה. שינויים בכמות עד 24 שעות לפני האירוע מתקבלים אצלנו בלי ויכוחים, ובלי לפתוח מחדש את כל המשא ומתן.

גם דדליין קצר לא פוסל אירוע. הפקה שנקבעה בהתראה של יום-יומיים היא תרחיש מוכר לנו, ואנחנו ערוכים אליו, כולל אספקה בכל רחבי הארץ ולא רק במרכז.

הקמה, פירוק ומי אחראי בין לבין

אנחנו מגיעים למתחם שעתיים עד שלוש שעות לפני פתיחת הדלתות, מקימים, מחווטים ובודקים כל עמדה וכל חיבור בנפרד. בסיום האירוע אנחנו חוזרים, מפרקים ואוספים. הפירוק כלול בהזמנה, ואתם לא נשארים בסוף הערב עם ציוד לארוז. אירוע שמתפרס על כמה חללים או כמה ימים נכנס כולו לאותה הזמנה ולאותו לוח הקמה.

אתם אחראים על החוויה, על הלקוח ועל לוח הזמנים. שכבת הטכנולוגיה, מהתכנון והאספקה ועד הגיבוי, האדם בשטח והפירוק, היא באחריותנו.