השכרת ציוד למנהלי אירועים מקצועיים

אתגרים ייחודיים בענף שלכם

הפתרונות שלנו

ספק אחד שאחראי על כל שכבת הטכנולוגיה

מפיק אירועים לא מנהל אירוע אחד. הוא מנהל שלושה במקביל, בשלושה מתחמים שונים, מול שלושה לקוחות שכל אחד מהם בטוח שהוא היחיד. בתמונה כזאת כל ספק נוסף הוא עוד איש קשר, עוד לוח זמנים לתאם ועוד גורם שיכול לאחר. לכן אנחנו נכנסים כשותף אחד לכל שכבת הטכנולוגיה במקום חמישה ספקים נפרדים: מחשבים, מסכים, טאבלטים, תקשורת, הגברה והדפסה מגיעים מאותו מקום, באותה הזמנה ובאותה אחריות.

המשמעות המעשית פשוטה. יש איש קשר אחד שיודע מה סוכם, שרואה את כל רשימת הציוד של האירוע שלכם, ושאפשר להתקשר אליו בשמונה בבוקר בלי להסביר מההתחלה מי אתם ומה הוזמן. אנחנו עושים את זה מאז 2005, למעלה מעשרים שנה, בין היתר כספק רשמי של משרד הביטחון, ובדירוג של 4.4 כוכבים מתוך 62 ביקורות.

רוב העבודה שלנו בענף הזה היא ממילא מול חברות הפקה, מארגני כנסים מקצועיים ויועצי אירועים — גופים שמזמינים שוב ושוב לאורך השנה, ולכן כבר מכירים את שיטת העבודה ואת מי שמרים את הטלפון בצד השני.

הצעת מחיר מהירה שנכנסת להצעה שלכם ללקוח

אתם לא רק מזמינים ציוד. קודם כל אתם צריכים לתמחר אותו בתוך ההצעה שאתם מגישים ללקוח, ולרוב אתמול. לכן התהליך אצלנו מתחיל בשיחת אפיון קצרה ולא בטופס: כמה משתתפים, איזה מתחם, מה בדיוק צריך לרוץ על העמדות, ומתי נפתחות הדלתות. התכנון נעשה יחד אתכם ולא מעליכם: יושבים על סקיצת החלל, על מיקום עמדות הרישום, על מספר המסכים ועל שעות ההקמה, ורק אחר כך מתמחרים. משם יוצאת הצעה מסודרת בכתב עם פירוט הציוד, ההקמה, הפירוק והעלות הכוללת — מסמך שאפשר להעביר כמו שהוא הלאה ללקוח שלכם.

אם התקציב שאושר צר מהמפרט האידיאלי, נגיד את זה מראש ונציע חלופות: פחות עמדות בניצול טוב יותר, דגם אחר או תקופת השכרה קצרה יותר. עדיף לסגור פער בשלב ההצעה מאשר לגלות אותו שבוע לפני האירוע.

תמהיל הציוד שחוזר כמעט בכל הפקה

הליבה של רוב האירועים היא השכרת מחשבים ניידים — עמדות זהות, מאותו דגם ומאותה תמונת מערכת, שמגיעות מוגדרות מראש עם התוכנות והחשבונות שהאירוע דורש. סביבה זהה בכל העמדות היא מה שמונע את הבוקר שבו מחשב אחד מתנהג אחרת מכל השאר. לכנסים ולמושבים מקבילים בנינו דף ייעודי שמפרט את המערך המלא: מחשבים לכנסים.

סביב הליבה נבנית ההשלמה לפי אופי האירוע: טאבלטים לעמדות רישום שמקצרים את התור בכניסה ומחליפים רשימות מודפסות, מסכי תצוגה גדולים לבמה, לעמדות מיתוג ולשילוט בפואיה, ראוטרים סלולריים שמייצרים רשת עצמאית כשרשת המתחם אינה אמינה, ולפי הצורך גם הגברה, מדפסות ומרכזייה זמנית.

מה קורה ב-08:40 כשעמדה אחת נופלת

זו השאלה האמיתית, לא הקטלוג. התשובה מתחילה עוד לפני שהמשאית יוצאת: בכל הזמנה נשלח ציוד גיבוי בהיקף של כ-15% מהכמות, והוא נמצא פיזית באתר. היקף הגיבוי נגזר מגודל האירוע ולא נשאר מספר קבוע, כך שככל שהפריסה גדולה יותר כך יש יותר יחידות רזרביות בחדר. תקלה בעמדה בודדת נפתרת בהחלפה תוך דקות, לא בשיחה למחסן ולא בהמתנה לנסיעה נוספת.

באירועים גדולים אנחנו משאירים טכנאי בשטח לאורך כל הפעילות — מישהו שעומד בחדר, רואה את המסכים ומטפל בבעיה לפני שהיא מגיעה אליכם ולפני שהלקוח שם לב אליה. מעבר לזה קיים קו תמיכה זמין 24/7, כולל בשעות שבהן אירועים באמת נבנים ונסגרים.

שינויים של הרגע האחרון וכמויות שזזות

מספר המשתתפים בהפקה כמעט אף פעם לא נשאר כפי שהיה בהצעה הראשונה. לקוח מוסיף מושב, נרשמים עוד ארבעים איש, או מתברר יומיים לפני שצריך עמדת רישום נוספת בכניסה השנייה. שינויים בכמות עד 24 שעות לפני האירוע מתקבלים אצלנו בלי ויכוחים ובלי פתיחה מחדש של כל המשא ומתן.

גם דדליין קצר אינו פוסל אירוע. הפקה שנקבעה בהתראה של יום-יומיים היא תרחיש מוכר לנו, ואנחנו ערוכים אליו, כולל אספקה בכל רחבי הארץ ולא רק במרכז.

אותו היגיון חל על התקציב. כשהלקוח רוצה הכל והמסגרת שאושרה מוגבלת, נחפש יחד את הדרך לעמוד במספר — בדרך כלל דרך תמהיל אחר, ולא דרך ויתור על מה שבאמת נראה בחדר.

הקמה, פירוק ומי אחראי בין לבין

אנחנו מגיעים למתחם שעתיים עד שלוש שעות לפני פתיחת הדלתות, מקימים, מחווטים בצורה מסודרת ובודקים כל עמדה וכל חיבור בנפרד. בדיקה אחת אמיתית של כל מסך וכל מחשב לפני שנכנס קהל שווה יותר מכל הבטחה בטלפון. בסיום האירוע אנחנו חוזרים, מפרקים ואוספים — הפירוק כלול בהזמנה, ואתם לא נשארים בסוף ערב עם ציוד לארוז או להחזיר בעצמכם. כשהאירוע מתפרס על יותר מחלל אחד או על יותר מיום אחד, כל החללים והימים נכללים באותה הזמנה ובאותו לוח הקמה.

זה בדיוק החלק שמפיק לא אמור להחזיק על הכתפיים. אתם אחראים על החוויה, על הלקוח ועל לוח הזמנים; שכבת הטכנולוגיה — התכנון, האספקה, ההקמה, הגיבוי, האדם שעומד בשטח והפירוק בסוף — היא באחריותנו.